Konsultacje regionalne [case study]

Konsultacje regionalne [case study]

W ciągu 3 dni z grupą 16 osób (gdzie część spotyka się po raz pierwszy) stworzyć koncepcję konsultacji zahaczających o badanie socjologiczne. W miesiąc przygotować i przeprowadzić spotkania we wszystkich województwach, w których weźmie udział blisko 300 osób. Tym właśnie zajmowaliśmy się w marcu i kwietniu w projekcie tworzenia Założeń do Strategii Państwa dla Młodzieży.
Punkt wyjścia: Pod koniec lutego od 6 grup pracujących nad stworzeniem Założeń do Strategii otrzymaliśmy listy pytań i hipotez. Naszym zadaniem było skonsultować poruszane kwestie z młodymi ludźmi w całej Polsce i dać grupom odpowiedzi na zadane pytania.
Zdecydowaliśmy się na formułę spotkań w miastach wojewódzkich z niewielkimi grupami (do 30 osób), stawiając mocniej na jakość otrzymywanych odpowiedzi niż na liczbę uczestników. Spotkania odbywały się w kwietniu, a większość z nich miała miejsce w Urzędach Wojewódzkich, z którymi współpracowaliśmy już przed rokiem, prowadząc konsultacje projektu Ustawy o Radzie Młodzieży.
Dalej opisujemy wyzwania, przed którymi stanęliśmy przygotowując i przeprowadzając konsultacje.
Wyzwanie I: Musiało odbyć się dużo spotkań w krótkim czasie.
Jak sobie poradziliśmy: Stworzyliśmy zespół 16 osób, a każde spotkanie prowadzone było przez ustaloną parę. Były to osoby z różnych województw, znające lokalną specyfikę. Oczywistym wyborem byli członkowie I i II kadencji Rady Dzieci i Młodzieży, ale również znane nam osoby związane z młodzieżowymi radami i prowadzące NGOsy. Takie rozwiązanie okazało się lepsze niż przyjęty rok wcześniej wariant prowadzenia wszystkich spotkań przez te same osoby.
Wyzwanie II: Grupy Tematyczne pracują nad skrajnie różnymi kwestiami (od rynku pracy po sport i od innowacji po kulturę), miały więc dowolność w przygotowaniu pytań i hipotez. Dokumenty mające stanowić podstawę konsultacji nie były takie same.
Jak sobie poradziliśmy: Do stworzenia koncepcji spotkań zaprosiliśmy osoby mające je później prowadzić. Wyszliśmy z założenia, że to lepsze niż narzucanie ustalonego z góry programu i doskonały sposób, by prowadzący spotkania poznali materiał stworzony przez grupy tematyczne. Przez cały czas warsztatu poprzedzającego konsultacje, uczestnicy pracowali wspierani przez liderów grup tematycznych, którzy na bieżąco wyjaśniali pojawiające się wątpliwości.
Wyzwanie III:Na przygotowanie merytoryczne zespołu, opracowanie pytań i stworzenie formuły spotkań mieliśmy tylko trzydniowy warsztat.
Jak sobie poradziliśmy:Opracowaliśmy autorski program warsztatu, który dzięki najwyższemu poziomowi zaangażowania uczestników pozwolił w krótkim czasie osiągnąć zakładane cele. Składał się on z trzech części: przygotowania technicznego (warsztat z wystąpień publicznych), pracy nad koncepcją spotkań i ćwiczenia trenerskiego w docelowych parach. Dzięki sugestiom uczestników wiemy, że gdybyśmy organizowali go jeszcze raz, poświęcilibyśmy więcej czasu na ćwiczenia trenerskie, jednocześnie rezygnując z treningu wystąpień publicznych.
Wyzwanie IV: Otrzymaliśmy bardzo wiele propozycji pytań skierowanych do różnych odbiorców, a dodatkowo duża część z nich wymagała przeformułowania.
Jak sobie poradziliśmy: Z zestawów pytań podzielonych według tematów grup (aktywność obywatelska, kultura, sport, innowacje, rynek pracy, edukacja) uczestnicy warsztatu wyodrębnili 4 grupy docelowe, do których adresowana była większość z nich. Zdecydowaliśmy, że każde ze spotkań będzie podzielone na 4 części trwające po 1,5 godziny każda i w jego czasie poruszane będą tylko kwestie związane z daną grupą docelową. Wskazane grupy to: uczniowie, studenci, mieszkańcy małych miast, aktywiści i twórcy kultury.
Wyzwanie V:Jak wybrać metody warsztatowe do przeprowadzenia spotkania
Jak sobie poradziliśmy:W trakcie warsztatu poświęciliśmy godzinę na zebranie od uczestników wszystkich znanych im metod, które mogły być przydatne w prowadzeniu konsultacji. Dzięki temu powstała baza wiedzy, z której każdy mógł korzystać, przygotowując swój indywidualny program konsultacji.
Wyzwanie VI:Brak czasu na przetestowanie wypracowanej koncepcji spotkań.
Jak sobie poradziliśmy:Pierwsze spotkanie konsultacyjne przeprowadzili koordynatorzy projektu. Pozwoliło to na sprawdzenie opracowanej koncepcji, wprowadzenie drobnych modyfikacji i podzielenie się spostrzeżeniami z pozostałymi prowadzącymi. Po kolejnych spotkaniach inni prowadzący także dodawali swoje uwagi.
Wyzwanie VII: Spotkania, na których nikt się nie pojawił.
Jak sobie poradziliśmy:Większość spotkań odbywała się w soboty, w miastach wojewódzkich. Taki termin okazał się nie być (delikatnie mówiąc) optymalnym. Dlatego tam gdzie było to potrzebne, prowadzący zorganizowali dodatkowe spotkania w swoich lokalnych społecznościach. Sprawdziły się one bardzo dobrze i przyniosły wiele ważnych wniosków.

Podsumowując, gdybyśmy organizowali takie konsultacje raz jeszcze:

  1. Odwiedzilibyśmy wybrane klasy/organizacje/grupy zamiast zapraszać ich przedstawicieli na spotkania;
  2. Na ewentualne spotkania wybralibyśmy inny dzień tygodnia niż sobota;
  3. Poświęcilibyśmy więcej czasu na zapoznanie prowadzących konsultacje z materiałami stworzonymi przez grupy;
  4. Przekazalibyśmy więcej kwestii do indywidualnych decyzji prowadzących spotkania;
  5. Zastosowalibyśmy na większą skalę bezpośrednie metody promocji, mniej skupiając się na Facebooku.